Online communiceren en werken is geen nieuwigheid meer, vooral niet voor mensen wier bedrijven samenwerking van de werknemers, communicatie met klanten en gelijktijdig beheer van een aantal projecten vereisen.
Met het verstrijken van de jaren heeft dit gebied ontwikkeling en verbetering gekend en biedt het gebruikers efficiënte hulpmiddelen, klantenondersteuning, veilige opslag van bestanden en beschikbaarheid van gegevens in de modus die tijd en ruimte irrelevant maakt.
De markt voor online collaboratieve werkruimten groeit met de dag, want ze hebben bewezen onvervangbaar te zijn in het bedrijfsleven, ongeacht de industrie of het productiegebied. Als je eenmaal hebt vastgesteld welke online werkruimte het beste is voor je bedrijf, wil je misschien ook weten wat de belangrijkste voordelen ervan zijn.
Uitgelicht: ICT MET EEN GLIMLACH CLOUD : Het meest volledige en veilige ICT-pakket met een online werkplek
- Verbetering van de werkkwaliteit, efficiëntie en productiviteit
Een goed hulpmiddel om samen te werken maakt vergaderingen effectief, creatief, gemakkelijker op te zetten en te organiseren. Hoe? Door geografische barrières op te heffen; vergaderen vanuit huis, kantoor of zelfs op reis mogelijk te maken – allemaal dankzij de geavanceerde online werkruimten voor samenwerking en geïntegreerde apparaatondersteuning. Enkele andere grote voordelen zijn beschikbaarheid, organisatie en gemakkelijk delen van documenten. Bestanden die voor een bepaalde vergadering of project nodig zijn, kunnen zo georganiseerd worden dat ze gemakkelijk toegankelijk en bereikbaar zijn. Bestanden delen gaat snel, het kost meestal één klik, en de vereiste bestanden zijn voor alle deelnemers op elk gewenst moment beschikbaar.
- Kostenbesparing
De kosten van de software hangen samen met het prijsplan dat je kiest. Afhankelijk van de behoeften van je bedrijf kun je werken met gratis accounts, die voor 4 of 12 Euro per maand tot die die jaarlijks 20.000 Euro bereiken. Een van de voordelen van online werkruimten is dat je het gekozen plan kunt aanpassen aan het aantal gebruikers, cliënten of het aantal projecten dat je in de komende maanden verwacht. Op deze manier beheer je je budget op de meest efficiënte manier.
Op lange termijn verhoog je de productiviteit samen met aandacht voor het budget. Een negen maanden durend onderzoek toont aan dat wie thuis werkt 9,5% langer werkt en dat hij 13% productiever is. Deze verhoogde productiviteit wordt bereikt door de kortere tijd die nodig is voor vergaderingen, het verkrijgen van documentatie, communiceren en samenwerken met collega’s, andere werknemers, klanten of cliënten. Budgettair gezien kun je de reiskosten en kantoorkosten vergeten.
- Kennis delen
Online werkplekken betekenen dat kennis niet alleen beschikbaar, maar ook bereikbaar is. Internet is een thuis geworden voor databases die de kostbare informatie opslaan en ze voor anderen beschikbaar maken.
- Veiligheid van gegevens
De meeste online werkruimten zijn een veilige plaats om allerlei soorten gegevens te bewaren tegen allerlei soorten risico’s. Of dat nu vernietiging van de harde schijf, software of diefstal van je computer is, je raakt geen van de waardevolle gegevens kwijt. Hoe werkt het? Omdat alles in de cloud wordt opgeslagen zijn de gegevens toegankelijk, wat er ook met de hardware gebeurt. Ook kunnen bedrijfsgeheimen beschermd worden met echte end-to-end versleuteling.
- Milieuvriendelijkheid
Bedrijven die collaborative software gebruiken zijn “groene” en milieuvriendelijke organisaties. Hoe wordt dit bereikt?
Als je cloud computing en on-site servers vergelijkt, is de conclusie dat cloud computing de koolstofvoetafdruk vermindert en het energieverbruik met 30% bespaart. Als je er ook rekening mee houdt dat alle of de meeste documenten online worden opgeslagen en verspreid, is het duidelijk dat het papierverbruik tot een minimum beperkt wordt.
Thuiswerken, online vergaderingen met collega’s, klanten en partners houden of de afhankelijkheid van zakenreizen verminderen, helpt de uitstoot te verminderen. Bovendien speelt het terugdringen van het gebruik van transportmiddelen en van het brandstofverbruik een vitale rol bij het sparen van het milieu.
Technologie ontwikkelt zich snel om ons leven gemakkelijker en welvarender te maken, en tegelijk de productiviteit en de efficiëntie te verhogen. Als we de gegeven hulpmiddelen op de juiste manier gebruiken, kunnen we gemakkelijk tijd, geld en gegevens besparen; vaardigheden en kennis delen, en tegelijk bewust blijven van het milieu, want dat is de wereld waarin we leven.
Online werkruimten zijn niet alleen virtuele middelen om de klus te klaren, maar bedrijfsomgevingen die samenwerking, samenwerking en kennisdeling stimuleren, die de belangrijkste kenmerken van ons dagelijks leven zijn.