Bij een nieuw bedrijf is ICT zelden het eerste waar aandacht naar uitgaat. Er wordt een laptop gekocht, een mailadres aangemaakt en verder wordt er gewerkt. Dat gaat een jaar goed. Daarna blijkt hoeveel van de eerste keuzes lastig terug te draaien zijn.
De keuzes die je aan het begin maakt
Drie beslissingen bepalen achteraf het meeste: op wiens naam de domeinnaam staat, waar de e-mail draait, en of er vanaf dag een met accounts per persoon wordt gewerkt of met een gedeeld inlog. Vooral dat laatste wreekt zich. Een gedeeld account is niet uit elkaar te trekken zodra er een tweede en een derde medewerker bij komt.
Zet de domeinnaam bovendien op naam van de onderneming en niet op die van de bouwer van de website. Dat lijkt een detail tot het moment van overstappen.
Meegroeien in plaats van opnieuw beginnen
Een inrichting die met vijf medewerkers werkt, hoeft bij twintig niet vervangen te worden, mits er vanaf het begin met een centrale gebruikersadministratie is gewerkt. Bij Pixelbyte wordt die inrichting voor het MKB in Noord-Holland opgezet met dat vertrekpunt: eerst de basis goed, daarna uitbreiden.
Dat scheelt in de praktijk een migratie die anders na twee of drie jaar alsnog moet gebeuren, op het moment dat de organisatie er het minst tijd voor heeft.
Back-up is geen kopie
Bestanden in de cloud zijn geen back-up. Wordt er iets verwijderd of versleuteld, dan wordt die wijziging netjes gesynchroniseerd naar alle apparaten. Een back-up is pas een back-up als er een tweede, losstaande kopie bestaat en als er minstens een keer is getest of terugzetten daadwerkelijk werkt.
Dat testen wordt vrijwel overal overgeslagen. Een kwartaalcontrole van een half uur is genoeg om te weten waar een organisatie staat.
Wanneer uitbesteden loont
Zolang een ondernemer zelf alles overziet, is uitbesteden niet nodig. Dat kantelt zodra er medewerkers bijkomen die niet zelf kunnen doorpakken bij een storing, of zodra er met klantgegevens wordt gewerkt waarvoor afspraken over beveiliging gelden.
Op pixelbyte.nl staat beschreven wat ondersteuning precies inhoudt en welke reactietijden daarbij horen. Loop die beschrijving na en vergelijk hem met wat er nu feitelijk geregeld is.
Een half uur per kwartaal
Zet vier keer per jaar een half uur apart voor dezelfde vier vragen: wie heeft toegang tot wat, draaien de back-ups en is er een teruggezet, staan alle systemen bij, en klopt de lijst met licenties nog. Wie dat volhoudt, voorkomt het merendeel van de problemen waarvoor anders met spoed iemand moet komen.